Reforma Tributária muda o setor de Compras: preço do fornecedor não será mais suficiente para decidir

A Reforma Tributária do Consumo não será uma mudança restrita aos departamentos Fiscal, Contábil ou de Tecnologia.

Uma das áreas que deverá rever seus critérios de decisão é justamente Compras.

Com a implementação do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), a comparação entre fornecedores passa a envolver uma variável adicional: o efeito tributário da aquisição sobre o custo efetivamente suportado pela empresa.

Preço, prazo, qualidade, frete, capacidade de entrega e condições comerciais continuarão sendo relevantes. Mas, em determinadas operações, analisar somente o valor apresentado na cotação poderá levar a uma conclusão econômica incompleta.

A área de Compras precisará conhecer melhor o regime tributário do fornecedor, o crédito de IBS e CBS relacionado à operação, a qualidade do documento fiscal, o local de entrega e até os efeitos financeiros associados à forma de pagamento.

O menor preço pode não representar o menor custo

O ponto de partida está na nova sistemática de não cumulatividade.

O art. 47 da Lei Complementar nº 214/2025 estabelece que o contribuinte sujeito ao regime regular poderá apropriar créditos de IBS e CBS relativos às operações em que figure como adquirente, observados os requisitos e exceções previstos na legislação.

Isso significa que duas propostas comerciais de valores diferentes podem gerar consequências tributárias também diferentes.

Considere um exemplo exclusivamente didático:

Informação	Fornecedor A	Fornecedor B
Preço da aquisição	R$ 100.000	R$ 95.000
Crédito tributário considerado no exemplo	R$ 20.000	R$ 10.000
Custo após o efeito do crédito	R$ 80.000	R$ 85.000

Nesse exemplo hipotético, o fornecedor com maior preço nominal produziria menor custo após o efeito do crédito.

Os valores acima não representam alíquotas oficiais nem uma situação tributária específica. Servem apenas para demonstrar por que preço de compra e custo efetivo da aquisição podem deixar de ser a mesma coisa.

Compras terá de acrescentar o efeito tributário à matriz de decisão

Em muitas empresas, uma concorrência entre fornecedores já compara diversos indicadores:

• preço;
• frete;
• prazo de pagamento;
• prazo de entrega;
• qualidade;
• capacidade de fornecimento;
• nível de serviço; e
• histórico comercial.

Com IBS e CBS, essa matriz pode precisar incorporar também:

• tratamento tributário da operação;
• regime tributário do fornecedor;
• valor potencialmente apropriável como crédito;
• restrições ao creditamento;
• qualidade fiscal do documento emitido; e
• efeito financeiro do momento de apropriação do crédito.

Isso não transforma Compras em um departamento fiscal.

Significa que Compras, Fiscal e Financeiro precisarão trabalhar com uma mesma informação econômica.

O regime tributário do fornecedor passa a ser uma informação comercial relevante

A LC nº 214/2025 trata expressamente das aquisições realizadas de fornecedores optantes pelo Simples Nacional.

O art. 47 determina que a sistemática de créditos também se aplica às aquisições de bens e serviços fornecidos por optantes pelo Simples.

Entretanto, quando IBS e CBS forem pagos pelo fornecedor dentro do Simples Nacional e ele não tiver optado pela apuração desses tributos no regime regular, existe uma regra específica.

Nessa situação, o adquirente sujeito ao regime regular poderá apropriar crédito correspondente aos valores de IBS e CBS pagos na aquisição, em montante equivalente ao devido pelo fornecedor por meio do Simples Nacional.

Portanto, não é correto utilizar nenhuma das seguintes regras simplificadas:

• "comprar do Simples não gera crédito"; ou
• "comprar do Simples gera o mesmo crédito de qualquer outro fornecedor".

A legislação estabelece tratamento próprio para essas operações.

Isso significa que empresas do Simples perderão competitividade?

Não é possível afirmar isso de maneira generalizada.

O crédito é apenas uma das variáveis do custo total.

Um fornecedor do Simples pode apresentar preço, qualidade, prazo, frete ou produtividade comercial suficientes para continuar sendo a alternativa economicamente mais eficiente.

Da mesma forma, uma empresa do regime regular não será automaticamente uma opção melhor apenas por estar submetida à sistemática regular de IBS e CBS.

A comparação precisa ocorrer sobre números concretos.

A nova pergunta para Compras passa a ser:

"Qual proposta oferece o melhor custo total depois dos efeitos comerciais, logísticos, financeiros e tributários?"

A nota fiscal correta passa a proteger valor econômico

A qualidade documental ganha relevância direta na nova sistemática.

O art. 47, § 1º, da LC nº 214/2025 determina que a apropriação dos créditos esteja condicionada à comprovação da operação mediante documento fiscal eletrônico idôneo.

Isso aproxima ainda mais o processo de Compras do processo fiscal.

A sequência operacional deixa de ser analisada como etapas totalmente independentes:

fornecedor → cotação → pedido → recebimento → documento fiscal → escrituração → crédito.

Uma divergência identificada somente após a entrada da mercadoria pode gerar retrabalho, atraso na escrituração ou necessidade de correção documental.

Por isso, a homologação do fornecedor não deveria observar somente capacidade comercial e operacional.

A capacidade de emitir corretamente os documentos fiscais da operação também passa a ter valor econômico.

Comprar ou receber sem documento fiscal idôneo traz risco adicional

Existe outra previsão legal que merece atenção.

O art. 24 da Lei Complementar nº 214/2025 prevê responsabilidade solidária pelo pagamento do IBS e da CBS em determinadas situações.

Entre elas está a pessoa ou entidade que adquire, importa, recebe, dá entrada, mantém em depósito determinado bem ou toma serviço não acobertado por documento fiscal idôneo.

Isso não significa que o comprador se torna automaticamente responsável por qualquer inadimplência tributária do fornecedor.

A responsabilidade prevista na lei possui hipóteses específicas e deve ser interpretada dentro desses limites.

Ainda assim, a regra reforça a necessidade de controles no recebimento e homologação documental.

Pagamento e crédito passam a fazer parte da mesma arquitetura

A Reforma também cria uma relação mais próxima entre a operação comercial, sua liquidação financeira e a apropriação do crédito.

Como regra, o art. 47 relaciona a apropriação do crédito à extinção do débito de IBS e CBS correspondente à operação.

Entre as formas previstas pela legislação estão mecanismos como:

• compensação;
• pagamento pelo contribuinte;
• recolhimento na liquidação financeira da operação, conhecido como split payment;
• recolhimento pelo adquirente, nas hipóteses legais; e
• pagamento por responsável tributário.

O que é o split payment?

A LC nº 214/2025 prevê que, nas transações sujeitas ao mecanismo, prestadores de serviços de pagamento e instituições participantes dos sistemas de pagamento deverão segregar e recolher IBS e CBS durante a liquidação financeira da operação.

Em termos conceituais, parte do valor correspondente aos tributos deixa de seguir integralmente para o fornecedor e é destinada às administrações tributárias conforme a sistemática regulamentada.

Isso cria uma ligação tecnológica entre:

documento fiscal + obrigação tributária + pagamento.

Mas o crédito não dependerá imediatamente do pagamento do fornecedor em qualquer situação

Esse é um cuidado importante.

Não é tecnicamente correto resumir a Reforma dizendo que "o comprador só terá crédito depois que o fornecedor pagar o imposto".

O art. 48 da LC nº 214/2025 estabelece uma regra de transição.

Enquanto não estiver implementado o split payment ou o recolhimento pelo adquirente nas condições previstas na legislação, fica dispensado o requisito de extinção do débito para a apropriação dos créditos.

Nessa hipótese, o crédito ficará condicionado ao destaque correto do IBS e da CBS no documento fiscal eletrônico da aquisição.

Portanto, a evolução desse modelo deve ser acompanhada conforme o cronograma de implantação técnica e regulamentar.

Prazo de pagamento pode ganhar uma dimensão tributário-financeira

Compras negocia diariamente condições como:

• pagamento antecipado;
• 28 dias;
• 30/60 dias;
• 60/90 dias;
• parcelamentos; e
• descontos financeiros.

Com a implementação dos mecanismos de liquidação do IBS e da CBS, determinadas condições poderão precisar ser avaliadas também sob a ótica do fluxo tributário.

Isso aproxima três setores que tradicionalmente podem operar com indicadores separados:

Compras, Fiscal e Tesouraria.

A melhor condição comercial poderá precisar ser comparada também com seus efeitos sobre capital de giro e apropriação de créditos.

Nem toda compra permitirá crédito

Outro erro seria concluir que a Reforma cria crédito para absolutamente qualquer despesa empresarial.

Apesar da ampliação da não cumulatividade, a própria LC nº 214 estabelece limitações e exceções.

O art. 49 determina, como regra, que operações imunes, isentas, sujeitas a alíquota zero, diferimento ou suspensão não permitem apropriação de créditos pelo adquirente, ressalvados créditos presumidos expressamente previstos na legislação.

Além disso, o art. 57 disciplina os bens e serviços considerados de uso ou consumo pessoal, para os quais existe vedação de creditamento, observadas as exceções previstas no próprio dispositivo.

Portanto, uma regra automática do tipo "toda compra gera crédito de IBS e CBS" seria incorreta.

O endereço de entrega deixa de ser apenas uma informação logística

Existe ainda uma mudança especialmente relevante para Compras e Logística.

O IBS segue a lógica de tributação no destino.

Para operações com bem móvel material, o art. 11 da LC nº 214/2025 estabelece, como regra, que o local da operação é o local da entrega ou disponibilização do bem ao destinatário.

Em operações não presenciais, a legislação traz regras específicas para determinar o destino final indicado pelo adquirente.

Isso aumenta a importância de informações como:

• estabelecimento comprador;
• estabelecimento destinatário;
• endereço de entrega;
• responsável pelo transporte;
• destino final informado ao fornecedor; e
• dados transmitidos no documento fiscal.

Um erro que antes poderia ser tratado como problema cadastral ou logístico passa a ter potencial impacto tributário.

Compras centralizadas precisarão conversar com o cadastro fiscal

O tema torna-se especialmente relevante para grupos empresariais que possuem vários estabelecimentos e uma estrutura centralizada de compras.

A matriz pode negociar a aquisição, enquanto a mercadoria é entregue diretamente em outra filial, depósito ou unidade operacional.

Nesse cenário, pedido de compra, endereço de entrega, estabelecimento destinatário, documento fiscal e cadastro do ERP precisam estar coerentes com a operação efetivamente realizada.

A qualidade dessas informações deixa de ser responsabilidade exclusiva do departamento Fiscal.

O cadastro de fornecedores terá de ficar mais completo

Muitas empresas mantêm fornecedores no ERP com informações cadastrais suficientes apenas para gerar o pedido e realizar o pagamento.

A Reforma aumenta a utilidade de um cadastro mais estruturado.

Entre as informações que podem ganhar relevância estão:

• CNPJ e estabelecimento efetivamente fornecedor;
• regime tributário;
• opção pelo Simples Nacional;
• tratamento de IBS e CBS;
• endereços operacionais;
• dados utilizados na emissão dos documentos fiscais;
• histórico de divergências documentais; e
• capacidade tecnológica para atender aos novos leiautes fiscais.

Não se trata de criar burocracia indiscriminada.

O objetivo é garantir que informações utilizadas para uma decisão comercial possam ser conciliadas com aquelas que posteriormente chegarão ao documento fiscal e à apuração tributária.

Homologação fiscal passa a fazer parte da gestão de fornecedores

Um fornecedor pode possuir excelente produto, preço competitivo e bom prazo de entrega, mas apresentar recorrentes falhas documentais.

Em um ambiente com créditos tributários calculados a partir de documentos eletrônicos e apuração cada vez mais automatizada, essas falhas podem gerar custo operacional.

Empresas com grande volume de compras poderão incorporar indicadores fiscais ao processo de avaliação de fornecedores, como:

• percentual de notas recebidas sem divergência;
• quantidade de documentos corrigidos ou cancelados;
• tempo médio para correção fiscal;
• aderência às informações do pedido;
• consistência cadastral; e
• qualidade dos dados fiscais transmitidos.

Esses indicadores não substituem critérios comerciais. Eles complementam a avaliação do custo total da relação com o fornecedor.

O pedido de compra pode precisar carregar mais inteligência tributária

Em empresas com alto nível de automação, o pedido de compra é o início de uma cadeia que posteriormente alimenta recebimento, estoque, contas a pagar, escrituração e contabilidade.

Quanto mais tarde uma inconsistência for identificada, maior pode ser o custo de correção.

Por isso, algumas validações podem migrar para etapas anteriores da operação.

Dependendo da estrutura da empresa, o pedido poderá precisar ser confrontado com:

• fornecedor correto;
• estabelecimento correto;
• produto ou serviço contratado;
• destino da entrega;
• tratamento tributário esperado;
• condições financeiras; e
• dados que deverão aparecer no documento fiscal.

O ERP será o elo entre Compras e a Reforma Tributária

Grande parte dessas informações não será controlada manualmente.

Elas estarão armazenadas em ERPs, sistemas de compras, soluções fiscais, plataformas de fornecedores e sistemas financeiros.

Isso significa que a preparação do setor de Compras também passa por saneamento cadastral e integração de sistemas.

Uma empresa pode atualizar o módulo fiscal e, ainda assim, manter problemas se o módulo de Compras continuar alimentando o processo com:

• fornecedor incorreto;
• endereço desatualizado;
• produto mal cadastrado;
• estabelecimento destinatário inadequado; ou
• regras comerciais incompatíveis com a operação real.

O que Compras deveria começar a fazer ainda durante a transição

A Receita Federal trata 2026 como período de implementação e adaptação do novo modelo.

Para a área de Compras, isso permite antecipar uma série de ajustes antes que os impactos econômicos do novo sistema estejam plenamente refletidos na operação.

Um plano de preparação pode incluir:

1. mapear os principais fornecedores por volume de compras;
2. identificar o regime tributário de cada fornecedor relevante;
3. separar compras B2B estratégicas e recorrentes;
4. simular custo bruto e custo após efeitos tributários;
5. revisar cadastros de fornecedores;
6. conferir estabelecimentos e endereços de entrega;
7. mapear divergências recorrentes em documentos fiscais;
8. revisar integrações entre pedido, recebimento e escrituração;
9. criar indicadores de qualidade fiscal do fornecedor;
10. aproximar Compras, Fiscal, Financeiro, Logística e TI; e
11. incluir o efeito tributário nas futuras matrizes de sourcing e negociação.

Como pode ser a nova análise de fornecedores

A comparação tradicional:

preço + prazo + qualidade + frete + entrega

poderá evoluir para uma visão mais completa:

preço + crédito de IBS/CBS + regime do fornecedor + frete + prazo + efeito financeiro + qualidade documental + entrega + nível de serviço.

Isso não significa escolher fornecedores pelo maior crédito.

Significa avaliar a aquisição pelo custo total efetivamente suportado pela empresa.

Compras deixa de ser apenas consumidor da informação fiscal

A Reforma Tributária tende a aproximar decisões que historicamente foram tratadas em departamentos diferentes.

Compras negocia a operação.

Logística define ou executa a entrega.

O fornecedor emite o documento.

Recebimento valida a mercadoria.

Fiscal escritura a operação.

Financeiro realiza o pagamento.

E o sistema tributário utiliza informações produzidas em todas essas etapas.

Isso significa que um erro criado no início do processo pode chegar até a apuração dos tributos.

Na Reforma Tributária, qualidade fiscal começa antes da nota fiscal.

Negociar bem será negociar o custo total

A principal mudança para Compras não será deixar de olhar preço.

Será deixar de olhar somente preço.

Fornecedor, crédito tributário, documento fiscal, destino, pagamento e cadastro passam a fazer parte de uma mesma cadeia econômica.

Empresas capazes de levar essas informações para o momento da negociação poderão comparar fornecedores com maior precisão.

Por isso, na Reforma Tributária, negociar bem não será apenas conseguir o menor preço: será contratar o menor custo total depois dos efeitos tributários, financeiros, logísticos e operacionais da compra.

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Fontes oficiais consultadas

• Câmara dos Deputados — Lei Complementar nº 214/2025, texto atualizado, especialmente arts. 11, 24, 31 a 36 e 47 a 57
• Câmara dos Deputados — Lei Complementar nº 227/2026
• Receita Federal — Legislação da Reforma Tributária do Consumo
• Receita Federal — Orientações da Reforma Tributária para 2026
• Receita Federal — Entenda a Reforma Tributária do Consumo

Nota editorial: Este conteúdo possui caráter informativo e foi elaborado com base na legislação e nas orientações oficiais disponíveis na data da publicação. A possibilidade, o valor e o momento de apropriação de créditos de IBS e CBS dependem do regime tributário das partes, da natureza da operação, da documentação fiscal, das regras específicas aplicáveis e do estágio de implementação dos mecanismos previstos na legislação.