O Ajuste SINIEF nº 2/2025 fixou em 132 meses o prazo mínimo de armazenamento de determinados arquivos XML. Mas a regra não criou, por si só, uma obrigação geral para todas as empresas guardarem documentos fiscais eletrônicos por 11 anos.
A distinção importa porque uma norma dirigida às administrações tributárias passou a ser divulgada como se tivesse ampliado automaticamente o prazo dos contribuintes.
O que o Ajuste SINIEF mudou
O Ajuste SINIEF nº 2, de 11 de abril de 2025, alterou regras de guarda e expurgo de arquivos XML no ambiente das administrações tributárias. O limite mínimo passou a ser de 132 meses.
Esse prazo busca padronizar a disponibilidade dos arquivos mantidos pelos Fiscos. Ele não substitui automaticamente as regras de conservação aplicáveis a cada contribuinte.
O esclarecimento da Sefaz de São Paulo
Na Resposta à Consulta Tributária nº 31.869/2025, a Sefaz-SP afirmou expressamente que a exigência de 132 meses se dirige às administrações tributárias das unidades federadas.
Para o contribuinte paulista, o prazo mínimo de guarda continuou sendo o previsto no art. 202 do Regulamento do ICMS de São Paulo, em regra cinco anos. Documentos relacionados a processo pendente devem ser preservados até a decisão definitiva, além de outras hipóteses legais específicas.
Então a empresa pode apagar tudo após cinco anos?
Não existe resposta única para todo documento. O prazo tributário geral é apenas um dos critérios. Processos administrativos ou judiciais, contratos, garantias, créditos tributários, operações de longa duração e normas comerciais podem justificar retenção maior.
Também é necessário considerar a legislação do estado envolvido e a finalidade do documento. Uma política interna pode adotar período superior como medida de segurança, desde que isso seja apresentado como decisão de governança, não como obrigação geral criada pelo Ajuste.
Riscos de uma política mal definida
- excluir XML ligado a processo pendente;
- manter apenas o PDF ou DANFE, sem o XML original;
- não preservar eventos de cancelamento, correção e manifestação;
- perder o vínculo entre documento, escrituração e lançamento contábil;
- guardar arquivos sem teste de integridade ou recuperação;
- confundir disponibilidade no portal público com arquivo da empresa.
Como estruturar uma política segura
O inventário deve separar tipo de documento, período, estabelecimento, operação, evento e processo associado. A retenção precisa ser acompanhada de cópia de segurança, controle de acesso, validação de integridade e teste periódico de restauração.
Leitura TRIBUMETRIA
O número de 132 meses é real, mas seu destinatário precisa ser respeitado. Conformidade não é acumular arquivos indefinidamente. É preservar o documento certo, pelo prazo correto e com capacidade de provar sua integridade.
Fonte oficial: Resposta à Consulta Tributária Sefaz-SP nº 31.869/2025.
Conteúdo de caráter informativo. A aplicação de qualquer tratamento tributário depende da operação, da legislação vigente, dos documentos e das particularidades do contribuinte.
